Jak wybrać wirtualne biuro?
Świetnie założyłeś lub planujesz założenie działalności gospodarczej. Zastanawiasz się nad jej formą prawną oraz przygotowujesz strategię marketingową. Twoja działalność jest jeszcze zbyt mała, aby wynajmować biur. Zależy ci jednak na posiadaniu adresu w prestiżowej lokalizacji.
Dlaczego ludzie decydują się na wirtualne biuro?
Prowadzisz działalność jednoosobową i wszystko odbywa się w twoim domu. jednak nie chcesz posługiwać się swoim adresem domowym na fakturach. Zależy ci na twojej prywatności, a konieczne dla ciebie jest odbieranie korespondencji.
Mieszkasz w mieście, które jest za małe i twoi klienci mogą odbierać to jako wadę w przypadku zakupu twoich produktów lub usług. Może to mieć miejsce kiedy np. prowadzisz sklep internetowy, firmę konsultingową lub inną formę działalności online w ramach której zależy ci na wzbudzaniu zaufania.
Zależy ci na dostępie do administracji urzędowej, skarbowej i sądowej umiejscowionej w jednym miejscu oraz innych urzędów, które są specyficzne tylko dla dużych miast wojewódzkich.
Twoja działalność jest związana z częstymi podróżami co powoduje, że nie masz możliwości odbierania korespondencji. Równocześnie musisz na bieżąco odpowiadać na wszelkie dokumenty, które otrzymujesz.
Zależy ci na prestiżowej lokacji w centrum dużego miasta. Sprzedajesz ekskluzywne produkty, które muszą być kojarzone z dużą metropolią.
Korzyści wynikające z usługi „wirtualne biuro”
Prestiżowy adres
Posiadanie adresu w ekskluzywnej części miasta lub na ulicy, która jest kojarzona z dużą ilością firm świadczących podobne wysokiej jakości usługi (np. branża prawnicza). Wybierając adres zastanóœ się z czym będzie się on kojarzył twojemu klientowi. Jeśli otrzyma twoją wizytówkę na której jest ulica która kojarzy mu się w wieżowcami i ekskluzywnymi biurami może to wzbudzić jego zaufanie. Wybierając adres zwróć uwagę na to w jaki sposób określasz jego lokalizację. Jeśli sugerujesz adresem skrytkę pocztową lub numer lokalu możesz stracić w oczach klienta. Zastanów się jaki cel chcesz osiągnąć i co jest dla ciebie korzystne.
Elastyczność oferty
Wirtualne biuro to specyficzna usługa, która nie musi się ograniczać do samego odbioru korespondencji. Cześć biur oferuje także usługi polegające na automatycznej przesyłce dokumentacji pod różne adresy e-mail – sortowanie poczty. Część biur umożliwia także zakup usługi archiwizacji dokumentacji. Wiele firm rozszerza także wachlarz swoich usług o usługi księgowe, doradztwo prawne, marketing, pozycjonowanie i budowę stron www a także wiele innych. Jeśli z jakiegoś powodu zależy ci na hurtowym zakupie tego typu usług to weź pod uwagę biuro które ma je w swojej ofercie.
Czas trwania umowy
Konstrukcja umowy najmu ma wpływ na to jak będzie wyglądać całokształt twojej usługi. Jeśli nie jesteś pewien czy wirtualne biuro to coś co jest dla ciebie konieczne do prowadzenia działalności, zastanów się czy chcesz podpisywać umowę długoterminową. Jeśli masz wątpliwości podpisz umowę krótkoterminową. Niektóre biura wirtualne umożliwiają podpisanie umowy z miesięcznym okresem wypowiedzenia.
Godziny otwarcia oraz kontaktu z biurem
Jeśli prowadzisz działalność w nietypowych godzinach, albo przez większość czasu przebywasz w innej strefie czasowej może ci zależeć na biurze otwartym do późniejszych godzin. Z innych powodów może ci zależeć też na natychmiastowym przesyłaniu korespondencji pod adres email, nawet jeśli będzie to późnym wieczorem.
Lokalizacja biura
Lokalizacja biura wiąże się z konsekwencjami prawnymi jak i logistyką. Może wydarzyć się sytuacje gdzie będzie trzeba z jakiegoś powodu uzyskać oryginał dokumentu. Zależy ci wtedy na łatwym dostępie do biura, kßóre jest skomunikowane z innymi miejscami w mieście. Jeśli dokumentacja, którą otrzymujesz jest związana z dokumentacją przeznaczoną dla sądów oraz urzędów zastanów się nad wyborem biura znajdującego się w pobliżu takich instytucji.
Zakres usług
Jeśli prowadzisz specyficzną działalność, która wymaga od wirtualnego biura czegoś więcej niż odbioru korespondencji spędzisz więcej czasu na szukaniu odpowiedniego biura. Różnią się one pod względem swojej oferty. Czasami nawet usługi księgowe oraz prawne są dla ciebie niewystarczające. Usługa marketingu lub dalszego przesyłania paczek może dla wielu się wydawać czymś zbytecznym lecz w przypadku niektórych rodzajóœ działalności jest czymś absolutnie koniecznym. W wypadku kiedy biuro nie posiada danej usługi w swojej ofercie postaraj się, aby zmienili swoje zdanie i za dodatkową opłatą umożliwili ci specyficzne działanie.
Fizyczna lokalizacja
Jeśli zależy ci na stopniowym rozwoju swojej działalności poszukaj biura, które posiada dostęp do fizycznych lokali razem z infrastrukturą. Wraz ze wzrostem twojej działalności przeniesiesz się na miejsce, a następnie zatrudnić kolejnych pracowników, którzy będą pracować na miejscu. Upewnij się że biuro jest dobrze wyposażone. Sprawdź czy posiada dobry internet oraz czy posiada drukarkę, skaner oraz projektor lub inne sprzęty przydatne w twojej działalności.
Jakość świadczonych usług
Otwarcie wirtualnego biura nie wymaga od osób świadczących takie usługi specjalnego wysiłku. Na rynku znajduje się dużo tego typu organizacji, a część z nich świadczy usługi niskiej jakości. Jeśli korespondencja którą odbierasz ma dla ciebie kluczowe znaczenie i jest ważka pod względem prawnym upewnij się, że za cenę którą zapłacisz zagwarantowana jest odpowiednia opieka.
Personel
Jeśli wirtualne biuro posiada także w swojej ofercie wirtualny sekretariat czyli usługę odbioru telefonów oraz ustalania spotkań, koniecznie zwróć uwagę na zachowanie personelu. Personel takiego biura staje się wizytówką twojej firmy. To oni odbierają telefonu i stanowią o wrażeniu jakie wywiera twoja firma podczas pierwszego kontaktu.
Wygląd budynku na google maps
Jeśli zaczynasz kontakty biznesowe z nowymi podmiotami bardzo często będą oni sprawdzali ciebie w internecie. Częstą praktyką jest, że kontrahent sprawdza na google maps wygląd biura firmy z zewnątrz. Jeśli lokalizacja wirtualnego biura będzie niekorzystna możesz z tego powodu tracić klientów. Najlepsza sytuacja to wynajem wirtualnego biura w dużym biurowców w ekskluzywnej lokalizacji.
Cena
Oferta wirtualnego biura powinna być jasno i czytelnie określona. Dotyczy to także ceny oraz zakresu usług jakie ona obejmuje. Ilości poczty, która zostanie odebrana. Co się dzieje w momencie kiedy ilość poczty przekracza umówiony limit. Sprawdź czy biuro nie posiada innej oferty która jest tańsza ale bardziej dopasowana do twoich potrzeb. Jeśli biuro jest nieelastyczne pod względem oferty i ceny możliwe, że musisz poszukać innego miejsca.
Jak widzicie pytanie „Jak wybrać wirtualne biuro” nie posiada prostej odpowiedzi! Musisz przy tym zastanowić jaki cel chcesz osiągnąć i które biuro ci to umożliwi.
