Polityka prywatności

Operator serwisu i administrator danych

Operatorem ClockWork Poznań i serwisu clockwork-poznan.pl, usługodawcą oraz administratorem danych osobowych jest LINK Wojciech Ryglewicz, ul. Juliusza Słowackiego 55/1, 60-521 Poznań, NIP 7811160296, REGON 634171647. Kontakt: contact@clockwork-poznan.pl.

Wirtualne biuro

Dane z formularza przetwarzamy w celu zawarcia i wykonywania umowy, obsługi płatności, wystawienia certyfikatu, przygotowania pełnomocnictwa pocztowego, obsługi korespondencji oraz realizacji obowiązków prawnych. W celu automatycznego uzupełnienia formularza PP 88 zbieramy imię, nazwisko, rodzaj oraz serię i numer dokumentu tożsamości osób reprezentujących podmiot. Cechy dokumentu są przechowywane w postaci zaszyfrowanej i wykorzystywane do wygenerowania dokumentu przekazywanego klientowi; ClockWork nie przesyła formularza do Poczty Polskiej za klienta. Publiczny formularz nie służy do przesyłania skanów dokumentów tożsamości.

Konto klienta

Konto przechowuje potwierdzony adres e-mail, potwierdzony numer telefonu oraz dane podane przez klienta do rezerwacji, umów i faktur. Podanie NIP jest dobrowolne. Jeśli klient poda NIP, sprawdzamy go w publicznym wykazie podatników VAT Ministerstwa Finansów, pobieramy dostępne dane i automatycznie klasyfikujemy konto jako osobę prywatną, JDG albo spółkę lub inny podmiot. Klient sprawdza i uzupełnia dane przed zapisem. Sesja logowania jest zapisywana w niezbędnym, bezpiecznym pliku cookie. Kody e-mail i SMS są jednorazowe, mają ograniczony czas ważności i nie są przechowywane w postaci jawnej.

Coworking

Przy wyborze pakietu przechodzisz bezpośrednio do Stripe. Stripe zbiera dane wymagane do przyjęcia jednorazowej płatności i wystawienia dokumentu sprzedaży. ClockWork wykorzystuje dane transakcji do realizacji pakietu, kontaktu w sprawie pierwszej wizyty, obsługi płatności i obowiązków księgowych. Coworking nie wymaga procedury właściwej dla usługi adresowej.

Rezerwacje sal i zasobów

Formularz rezerwacji zapisuje dane kontaktowe, nazwę firmy, wybrany zasób, termin, liczbę uczestników, cel spotkania oraz dane rozliczeniowe potrzebne do przyjęcia płatności i realizacji usługi. Dane identyfikujące klienta są dostępne dla upoważnionego zespołu ClockWork i nie są publikowane w kalendarzu. Operator płatności otrzymuje dane potrzebne do obsługi transakcji, a SMSAPI numer telefonu i treść wiadomości operacyjnej. Publiczny kalendarz pokazuje wyłącznie dostępność.

Kontakt telefoniczny i asystent AI

Połączenie z publicznym numerem ClockWork Poznań może odebrać Magda, asystentka AI. Asystentka może udzielić informacji, przyjąć wiadomość lub — w godzinach pracy recepcji — przekazać połączenie pracownikowi.

W trakcie rozmowy system przetwarza głos w czasie rzeczywistym, aby utworzyć transkrypcję i wygenerować odpowiedź. Nagrywanie i przechowywanie pliku audio jest obecnie wyłączone. Nadal powstaje jednak tekstowa transkrypcja rozmowy. Przetwarzane mogą być: numer telefonu, treść rozmowy i dobrowolnie podane w niej dane, podsumowanie, data i czas połączenia oraz dane techniczne niezbędne do jego obsługi.

Dane przetwarzamy w celu obsługi zapytania, przekazania połączenia lub wiadomości, podjęcia działań przed zawarciem umowy, wykonania umowy oraz ochrony przed roszczeniami. Podstawą jest odpowiednio art. 6 ust. 1 lit. b RODO, a w zakresie obsługi kontaktu, zapewnienia jakości i ochrony przed roszczeniami — nasz prawnie uzasadniony interes zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Dane są powierzane Fonio jako dostawcy rozwiązania do obsługi połączeń z asystentem AI, wyłącznie w zakresie potrzebnym do realizacji tej obsługi. Transkrypcję i związane z nią dane przechowujemy przez czas niezbędny do załatwienia sprawy, a następnie przez okres potrzebny do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, chyba że obowiązek prawny wymaga dłuższego przechowywania. Nie podawaj podczas rozmowy danych, które nie są potrzebne do załatwienia sprawy.

Odbiorcy danych

Dane mogą być powierzane dostawcom hostingu i poczty, Stripe, Fakturowni oraz dostawcom podpisu elektronicznego — wyłącznie w zakresie niezbędnym do zawarcia i wykonywania umowy. Po udzieleniu zgody na analitykę informacje o korzystaniu z serwisu i zdarzeniach konwersji otrzymuje również Google Analytics 4, bez danych wpisywanych w formularzach.

Okres przechowywania

Zgłoszenia niezakończone umową przechowujemy przez okres potrzebny do obsługi korespondencji i obrony przed roszczeniami. Dane klientów i transakcji przechowujemy przez okres wykonywania usługi oraz wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi.

Twoje prawa

Możesz żądać dostępu, sprostowania, usunięcia lub ograniczenia danych, wnieść sprzeciw oraz skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Podanie danych jest dobrowolne, ale konieczne do obsługi wybranego procesu.

Pliki cookies i zarządzanie zgodą

Serwis korzysta z niezbędnych plików cookies i pamięci przeglądarki służących bezpieczeństwu, podstawowym funkcjom oraz zapamiętaniu decyzji dotyczącej cookies. Te rozwiązania działają niezależnie od zgody. Pliki analityczne, które pomagają mierzyć sposób korzystania z serwisu, oraz marketingowe, służące pomiarowi kampanii i dopasowaniu reklamy, pozostają wyłączone do czasu świadomej akceptacji odpowiedniej kategorii.

Po zaakceptowaniu kategorii analitycznej Google Analytics 4 mierzy odwiedzane podstrony oraz zdarzenia związane ze ścieżką zakupu: wysłanie formularza, rozpoczęcie i ukończenie rezerwacji, przejście do płatności, potwierdzony zakup, zgłoszenie dnia próbnego oraz kliknięcie kontaktu telefonicznego lub e-mailowego. Do tych zdarzeń nie przekazujemy treści formularzy, adresów e-mail, numerów telefonu, NIP-ów ani tokenów dostępu do rezerwacji.

Przy pierwszej wizycie możesz zaakceptować wszystkie kategorie, odrzucić pliki opcjonalne albo dokonać indywidualnego wyboru. Decyzja jest zapamiętywana przez maksymalnie 180 dni. Po zapisaniu decyzji panel nie jest stale wyświetlany na stronie. Zgodę możesz w każdej chwili zmienić lub wycofać poniżej. Po przejściu do zewnętrznych serwisów, w tym Stripe, zastosowanie mają również ich własne zasady prywatności i rozwiązania techniczne.

Newsletter

Adres e-mail podany w formularzu newslettera przetwarzamy na podstawie dobrowolnej zgody w celu przesyłania informacji o ClockWork, praktycznych treści dla firm oraz wiadomości z Jeżyc. Zapis wymaga potwierdzenia adresu w wiadomości e-mail. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie, kontaktując się z nami pod adresem frontdesk@clockwork-poznan.pl. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność wcześniejszego przetwarzania z prawem.

Weryfikacja promocji migracyjnych

W promocji PRZENOSZE50 przetwarzamy dane wskazane w jej formularzu i dokumenty niezbędne do potwierdzenia przeniesienia. W promocji PRZECHODZE50 przed przyznaniem rabatu przetwarzamy NIP, dane firmy dostępne w rejestrach publicznych oraz informację o wcześniejszym korzystaniu z usług ClockWork. Dane służą wyłącznie ocenie prawa do rabatu, wykonaniu umowy i obronie przed roszczeniami. Nie wymagamy dokumentu tożsamości.