Zasady korzystania z serwisu

Regulamin wirtualnego biura v1.8

Dokument obowiązujący od 3 września 2026 r. jest dostępny publicznie do przeczytania, pobrania i zapisania. Otwórz regulamin Wirtualnego Biura ClockWork.

Operator serwisu i usługodawca

Operatorem ClockWork Poznań i serwisu clockwork-poznan.pl oraz usługodawcą jest LINK Wojciech Ryglewicz, ul. Juliusza Słowackiego 55/1, 60-521 Poznań, NIP 7811160296, REGON 634171647. Ten podmiot zawiera umowy z klientami, przyjmuje płatności i odpowiada za realizację usług. Autorem koncepcji biur coworkingowych działających pod marką clockwork.space, w tym ClockWork Poznań, jest LINK INCUBATORS Sp. z o.o.; informacja ta opisuje autorstwo koncepcji i nie oznacza prowadzenia serwisu ani świadczenia usług klientom ClockWork Poznań przez LINK INCUBATORS Sp. z o.o.

Różne modele zakupu

Firmowy adres i ClockBox są usługami cyklicznymi. Umowa zostaje zawarta online po wyborze usługi, przekazaniu wymaganych danych, zaakceptowaniu regulaminu i skutecznym opłaceniu pierwszego okresu w Stripe. Coworking jest kupowany jako jednorazowy pakiet czasu albo jednorazowy 30-dniowy dostęp do stałego biurka.

Wirtualne biuro

Formularz zapisuje wybrany Plan i dane Usługobiorcy, przedstawia regulamin i cennik oraz udostępnia właściwy proces Stripe. Skuteczna pierwsza płatność kończy zawarcie Umowy, uruchamia subskrypcję i prawo do korzystania z adresu.

Certyfikat Umowy

Certyfikat potwierdzający zawartą i aktywną Umowę zostanie przesłany klientowi w ciągu jednego Dnia Roboczego od potwierdzenia pierwszej płatności. Wydanie certyfikatu nie jest warunkiem rozpoczęcia prawa do korzystania z adresu.

Promocja QES

Dla kwalifikujących się Planów rocznych zawartych do 31 grudnia 2026 r., jeżeli korzyść jest pokazana przy zakupie, certyfikat Umowy zostanie bez dodatkowej opłaty opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym QES Usługodawcy. Promocja nie obejmuje wydania klientowi osobistego podpisu kwalifikowanego.

Przesyłki, skany i przechowywanie

Liczby przesyłek i stron skanów wskazane przy planie określają miesięczny zakres zawarty w jego cenie, a nie maksymalną liczbę obsługiwanych pozycji. Po jego wykorzystaniu ClockWork nadal obsługuje korespondencję zgodnie z aktualnym cennikiem. Skan poza zakresem planu kosztuje 5 zł netto za zdarzenie obejmujące do 10 stron, a każda strona powyżej 10 stron kosztuje dodatkowo 1 zł netto. Przygotowanie i wysłanie oryginałów kosztuje 10 zł netto plus koszt przesyłki; przekazanie dalej paczki kosztuje 10 zł netto za sztukę plus koszt przesyłki. Oryginały można odebrać w ciągu 30 dni od daty ich otrzymania przez ClockWork. Jeżeli w danym miesiącu kalendarzowym do utylizacji trafi co najmniej jedna przesyłka klienta, naliczamy jedną opłatę 10 zł netto, niezależnie od liczby przesyłek utylizowanych w tym miesiącu. Inne czynności wymagają wcześniejszego uzgodnienia zakresu i ceny.

ClockBox — prywatna skrzynka pocztowa w ClockWork

ClockBox kosztuje od 50 zł netto miesięcznie. Wariant roczny obejmuje 12 miesięcy usługi w cenie 10 opłat miesięcznych. Zakres planów Post, Parcel i Omni oraz aktualne ceny określa cennik. Usługa obejmuje oznaczoną przestrzeń wewnątrz ClockWork, indywidualny numer odbiorcy, np. POZA001, i powiadomienia zgodnie z wybranym planem. Odbiór osobisty 24/7 jest możliwy po onboardingu i aktywowaniu dostępu do biura. ClockBox nie jest urzędową skrytką pocztową Poczty Polskiej, adresem zameldowania ani adresem rejestrowym do KRS lub CEIDG. Dyskrecja wobec nadawców nie oznacza anonimowości wobec operatora: klient musi być zidentyfikowany, a zastosowanie zgodne z prawem. Operator może odmówić przyjęcia przesyłek niebezpiecznych, szybko psujących się, nielegalnych lub wyłączonych przez regulamin przewoźnika.

Pełnomocnictwo pocztowe

Odbiór przez ClockWork fizycznych przesyłek rejestrowanych adresowanych do klienta wymaga skutecznie złożonego pełnomocnictwa pocztowego. Dane niezbędne do jego przygotowania klient otrzymuje w certyfikacie zawarcia umowy. Pełnomocnictwo należy złożyć zgodnie z procedurą Poczty Polskiej, a skan przyjętego dokumentu przesłać na documents@clockwork-poznan.pl. Brak pełnomocnictwa może skutkować odmową wydania przesyłki zespołowi ClockWork. Informacje o e-Doręczeniach nie zmieniają zasad odbioru fizycznej korespondencji.

Coworking, Day Pass i dzień próbny

Pakiety coworkingowe i Day Pass są opłacane jednorazowo w Stripe i nie odnawiają się automatycznie. Godziny z pakietu można wykorzystać wyłącznie do końca miesiąca kalendarzowego zakupu. Day Pass obejmuje osiem kolejnych godzin w jednym wybranym dniu i kosztuje 79 zł netto. Zmiana albo anulowanie wybranego dnia jest możliwe najpóźniej 24 godziny przed rozpoczęciem, zależnie od dostępności.

Nowy klient może otrzymać jeden bezpłatny dzień próbny obejmujący osiem godzin w dniu roboczym. To samo pojedyncze uprawnienie może zostać odebrane przed zakupem albo wydane automatycznie przy pierwszym zakupie pakietu — nie są to dwa osobne dni. Uprawnienie jest przypisywane jednej osobie i firmie po weryfikacji e-mail oraz telefonu, jest niezbywalne, nie podlega wymianie na pieniądze i wygasa po 30 dniach. Nieobecność w zarezerwowanym terminie oznacza jego wykorzystanie.

Rezerwacja sal i spotkań

Rezerwacja sali jest jednorazowym zakupem i nie uruchamia subskrypcji. Formularz pokazuje przestrzeń, układ, datę, czas, cenę netto, VAT i kwotę brutto przed przejściem do Stripe. Termin potwierdza serwerowy komunikat Stripe albo administrator ClockWork. Dodatki wymagają osobnego potwierdzenia zakresu i ceny. Zmiany i anulowanie podlegają regulaminowi rezerwacji sal, który klient obowiązkowo akceptuje przed zakupem.

W publicznym kalendarzu publikujemy wyłącznie informację o zajętości. Do systemu Cobot przekazujemy techniczny numer rezerwacji, oznaczenie sali i anonimowy tag firmy; nie przekazujemy w tytule zdarzenia nazwy firmy, nazwiska, telefonu ani e-maila.

Pierwsza wizyta w coworkingu

Przed pierwszą wizytą klient uzgadnia onboarding z recepcją. Onboarding jest prowadzony od poniedziałku do piątku w godzinach 09:00–17:00. Po onboardingu korzystanie z przestrzeni odbywa się zgodnie z zakresem wykupionego pakietu i zasadami obowiązującymi na miejscu.

Płatności i dokumenty

Płatności obsługuje Stripe. Dane rozliczeniowe mogą zostać przekazane do Fakturowni w celu wystawienia właściwego dokumentu sprzedaży. W razie zwrotu zostanie wystawiony lub obsłużony wymagany dokument korygujący. Dokumenty są wystawiane zgodnie z aktualnymi przepisami, w tym zasadami KSeF mającymi zastosowanie do danej transakcji.

Czas trwania i wypowiedzenie subskrypcji

Umowa wirtualnego biura jest zawierana na czas nieoznaczony. Wybór płatności miesięcznej albo rocznej określa sposób rozliczenia, a nie czas trwania Umowy. Wypowiedzenie można złożyć e-mailem na adres wskazany w regulaminie albo przez udostępniony Portal Klienta.

Okres wypowiedzenia biegnie od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym złożono wypowiedzenie, i kończy się z upływem tego miesiąca. Minimalny płatny okres obejmuje miesiąc, w którym przypada Dzień Rozpoczęcia, oraz pełny kolejny miesiąc kalendarzowy.

W Planie rocznym niewykorzystana część opłaty jest rozliczana proporcjonalnie z zastosowaniem standardowej stawki miesięcznej właściwej dla danego Planu, bez rabatu rocznego. Różnica jest zwracana w terminie do 14 dni od zakończenia Umowy, zgodnie z regulaminem v1.8. Do dnia zakończenia usługi klient powinien usunąć adres z właściwych rejestrów, dokumentów i komunikacji oraz przekazać dyspozycję dotyczącą pozostałej korespondencji.

Kontakt

Pytania możesz wysłać na contact@clockwork-poznan.pl albo zgłosić telefonicznie pod numerem +48 579 166 547. Dokumenty dotyczące pełnomocnictwa pocztowego wysyłaj wyłącznie na documents@clockwork-poznan.pl.